De interne managementletter 2018 maakt melding van een aantal belangrijke opgaven voor Leiden, specifiek voor de In Control Statement 2018. Het wordt ‘erop of eronder’, zo beschouwd de interne audit functie het traject van de jaarafsluiting 2018.
Vooral de lange doorlooptijd van de jaarafsluiting 2017 is daar een belangrijke oorzaak van, maar ook de flinke hoeveelheid werk die daardoor nu nog binnen de organisatie moet worden verzet om tijdig alle noodzakelijke werkzaamheden afgerond te kunnen hebben. Wel is de interne audit functie van mening dat Leiden ‘lef toont en ervoor gaat’.
Naast de jaarafsluiting, wat absoluut een speerpunt is voor Leiden in control 2018, rapporteert de interne audit functie in het verslag over de mate van in control van de 10 focusgebieden die via het Algemeen Controleplan 2018 met de raad zijn overeengekomen. Van deze 10 focusgebieden zijn er 2 naar de mening van de interne audit functie voldoende in control, 8 focusgebieden behoeven verbetering. Er zijn geen focusgebieden die worden geclassificeerd als onvoldoende in control (vorig jaar was dat nog het geval t.a.v. de fiscale processen). Benadrukt wordt dat dit tussentijdse bevindingen zijn op basis van door de interne audit functie uitgevoerde werkzaamheden over een deel van het jaar. De definitieve bevindingen volgen in het intern verslag van bevindingen 2018 (gepland medio 2019).
Het college heeft de interne managementletter 2018, zoals opgesteld door de interne audit functie van Leiden, vastgesteld. Dit verslag bevat de (tussentijdse) bevindingen van de intern uitgevoerde audits naar belangrijke financiële processen en IT-systemen. Deze audits vormen de onafhankelijke toetsing die vooraf gaat aan de door het college af te geven In Control Statement over 2018 (gepland medio 2019 als onderdeel van de Jaarstukken 2018).
Eerste Voortgangsrapportage afsluitproces 2018 (Jaarrekening 2018)
Het jaarrekeningtraject 2017 en vooral de controle door de externe accountant was een moeizaam traject. Het college heeft met de Commissie voor de Rekeningen en de externe accountant EY afspraken gemaakt om de afsluiting 2018 soepeler te laten verlopen. Hiervoor is een plan opgesteld. Hierbij is afgesproken dat het college de raad periodiek informeert over de voortgang. In de Eerste Voortgangsrapportage Afsluitproces 2018 meldt het college dat weliswaar de meeste elementen op schema liggen, maar dat er ook nog samen met Servicepunt71 en EY hard gewerkt moet worden om het plan te laten slagen.